Ile czasu tracisz na nieporozumieniach?

We wszystkich mądrych książkach dotyczących zarządzania czasem możesz przeczytać, że największą efektywność osiągniesz zajmując się tylko jednym zadaniem w jednym momencie.

Piękna teoria.
Ale czy pracując z ludźmi nie zdarza ci się czekać na nich? I czy w tym czasie nie zaczynasz jakiegoś nowego zadania?
Pozornie wygląda to na przyspieszanie pracy. Robisz kilka rzeczy zamiast czekać bezczynnie.

W praktyce po jakimś czasie masz tyle otwartych zadań przypisanych do siebie, że coraz bardziej "nie masz czasu".

Jak zatem pogodzić fakt robienia tylko jednego zadania w jednym czasie i czekania na innych? Jak wykorzystać to do poprawy efektywności?

Dziś po raz kolejny przekonałem się, że diabeł tkwi w szczegółach.

Koleżanka (powiedzmy, że była to Ania, chociaż imię jest zmienione), została poproszona przeze mnie o przygotowanie pewnego dokumentu.
Jednak część tego dokumentu musiała wykonać przy pomocy z innej firmy (notabene blisko powiązanej).
Firmy współpracują na codzień, więc było to zupełnie normalne.
Wysłała maila i czeka. Jeden dzień, drugi, tydzień... .

Codziennie pytałem ją o efekty. "Czekam na Darka" brzmiała standardowa odpowiedź.
Jednak kiedy zaczynał się drugi tydzień "czekania na Darka" i bardzo potrzebowałem efektów pracy Ani, zacząłem drążyć.

"O co chodzi? Co przekazałaś Darkowi i czego od niego oczekujesz?".
Dostałem od Ani komplet informacji. Teraz kolejny krok.

Najpierw próbowałem skontaktować się z Darkiem telefonicznie. Niestety, okazało się, że nikt nie zna do niego numeru.
Kontakt był tylko mailowy.
Na szczęście znałem adres firmy Darka. Udałem się tam i znalazłem go w biurze.
"Słuchaj Darek, dostałeś dwa tygodnie temu od Ani kawałek dokumentu do zrobienia. Na jakim to jest etapie?"
"Nic podobnego - nie dostałem nic od Ani".
"Hmm, Ania twierdzi, że dostałeś"
"Ależ skąd" - Darek pokazuje mi listę zadań do zrobienia.

Faktycznie - na liście nie ma tego zadania.

"O co chodzi?"
Dzwonię do Ani.
"Jak przekazałaś Darkowi to zadanie?"
"Przez nasz system do zadań"

Pytam Darka
"Patrzyłeś do systemu do zadań"?
"Nie, przecież nie mam do niego dostępu" usłyszałem w odpowiedzi.

"No tak, to chyba wyjaśnia sprawę" pomyślałem.

Poleciłem Ani wysłać Darkowi zadanie mailem.
Zaczekałem u Darka, żeby sprawdzić, czy faktycznie dostał tego maila.
Sprawdziłem również, czy nie potrzebuje czegoś jeszcze.

Na popołudnie zadanie było gotowe.

Ciekawe, ile Tobie zdarza się takich sytuacji?

---

Zarejestruj się na darmowe szkolenia zarządzanie czasem.
Tylko ćwiczenia i praktyczne wskazówki.

E-mail:

Imię:

Zgadzam się z Polityką Prywatności